Takto bude vyzerať office o 10 rokov. Odborník prezradil trendy, ktorými sa budú firmy riadiť

S open-space kanceláriami sa postupne rozlúčime. So skúseným odborníkom Ing. Vladimírom Rečlom, majiteľom firmy Office & Hotels Direct, sme sa rozprávali o budúcnosti kancelárskych priestorov a ako sa zmení život v nich.

Vyštudoval termodynamiku na strojníckej fakulte a následne postgraduálne ekológiu a životné prostredie vo Francúzsku. Skúsenosti z kancelárskym priestorom má od roku 1996 odkedy sa zaoberá zariaďovaním kancelárií a hotelov.

Office & Hotels Direct sa považuje za priekopníka dynamických office priestorov na Slovensku a využíva štandardy, ktoré sú oveľa prísnejšie ako bežné normy. Predbieha trendy ktoré prichádzali na trh vždy neskôr. Najväčším tajomstvom úspechu je podľa Vladimíra Rečla vedieť, komu bude kancelária slúžiť.

zdroj: OHD/Startitup

• Ktoré prvky musí mať office, aby bol funkčný 
• Prečo nestačia súčasne normy týkajúce za vzduchotechniky, osvetlenia alebo ergonómie
• V akom priestore je človek produktívnejší 
• Čo patrí medzí must-have prvky v kancelárii
• Ako budú vyzerať office priestory v budúcnosti  

V oblasti interiérovej architektúry sa pohybujete už od roku 1996. Čo je hlavným poslaním vašej firmy Office & Hotels Direct?

Úlohou Office & Hotels Direct, nech už robíme kanceláriu od nuly my alebo v spolupráci s externým architektom, je dodať klientovi čo najlepšie navrhnutý priestor. Ide nám hlavne o pomoc firmám, aby získali moderné, funkčné a zdravé pracovisko.

Nábytok si väčšinou nevyrábate sami. Kto sú vaši dodávatelia a podľa čoho ich vyberáte?

Väčšinou objednávame už hotový nábytok od našich dodávateľov. Tým, že vyberáme len kvalitných dodávateľov, zabezpečujeme klientom tú najlepšiu kombináciu kvality nábytku a ceny, ktorá na trhu je.

Do návrhu a výroby úplne nového atypového riešenia sa púšťame v prípade klienta, ktorý to naozaj chce, alebo v prípade hotelového riešenia.

Ide nám o to, aby sme zamestnávali špičkových interiérových špecialistov, výborných a architektov a aby sme spolupracovali s kvalitnými dodávateľmi. To nás predurčuje k tomu, aby sme boli úspešní a našimi klientmi sú tí, ktorí naozaj idú po kvalite.

zdroj: OHD/Startitup - Ak si to klient žiada, firma vyrobí aj atypický nábytok, ako napríklad tento pult z umelého kameňa.

Úspešní ste boli aj v súťaži Office roka 2020 v kategórii Inovatívna kancelária, konkrétne za priestory pre Microsoft…

Áno, k výhre sme prispeli aj my, keďže sme sa podieľali na realizácii tohto priestoru. Bolo tam veľa vecí, ktoré do seba zapadli, aj spolupráca s klientom, aj projektovým manažérom, architektmi a dodávateľmi bola veľmi dobrá.

zdroj: OHD/Startitup - Víťazný office firmy Microsoft.

Spolupracujete s externými architektmi, máte však aj vlastných. Ste teda schopní navrhnúť priestor takpovediac od nuly?

Vieme ísť úplne od nuly. To znamená, že keď sa firma rozhodne, že sa chce presťahovať, alebo chcú renovovať, pomôžeme im navrhnúť veci úplne od základov. Máme vlastných architektov, ale v drvivej väčšine sa stretávame s tým, že si firmy vyberú svojho koncepčného a designového architekta.

S tým ale vôbec nemáme problém. Sú to kvalitní architekti a vedia, ako vytvoriť nielen dizajnový, ale aj funkčný priestor.

Čo je základom officu, aby bol funkčný?

Veľmi záleží od samotnej firmy. Treba si hlavne uvedomiť, že každá firma má štyri aktíva: ľudí, technológie, biznis procesy a priestor.
Správni ľudia, ktorí robia veci správne je základ produktivity.

Ľudia sa posúvajú ďalej v rámci vedomostí, vzdelania a aj v rámci toho, čo chcú. Nájsť a vychovať tých kvalitných je prvoradé. Biznis procesy má každá firma svoje. Technológie sa vyvíjajú raketovým tempom.

A priestor je miesto, kde toto všetko musí zapadať a toto štvrté aktívum si firmy často neuvedomovali, že ho majú a teda ani nevyužívali. My sme špecialisti na priestor a celú históriu firmy sa o to snažíme, aby firmy toto svoje štvrté aktívum využívali.

Napríklad na zdravotné hľadisko sme hľadeli od začiatku, keď to vôbec nebolo trendy. Boli sme veľakrát jediným na trhu, ktorí sa o to snažili. Robili sme to kvalitnejšie ako len požadovali normy a zaužívané pravidlá.

Špecifikujme si zdravotné hľadisko. Čo všetko spadá do tejto kategórie a na čo by mali moderné kancelárie dbať?

Do kategórie spadá správny ergonomický a dynamický nábytok, zdravé osvetlenie, vyriešená akustika priestoru, biofília, samozrejme zdravý vzduch. Čistý vzduch je základom a my ideme v tejto oblasti naozaj do hĺbky.

Klasická vzduchotechnika používaná v kanceláriách dnes je dostačujúca čo sa týka hygienickej obmeny vzduchu kôli O2 a CO2, rieši tepelnú a vlhkostnú pohodu, ale nerieši tie najmenšie častice a plyny.

Preto sú potrebné napríklad aj dodatočné zariadenia vzduchu, ktoré vedia očistiť vzduch od častíc, ktoré majú veľkosť od 0,1 mikrometra, čiže napríklad vyfiltrujú aj COVID-19. Napríklad, my máme v kancelárii bublinu, v ktorej je taký čistý vzduch, aký bol na Zemi pred 20-tisíc rokmi.

zdroj: OHD/Startitup - Bublina s čistým vzduchom v priestoroch firmy.

Je človek v takomto prostredí produktívnejší?

Áno, presne tak – lepšie a rýchlejšie mu myslí. Je overené, že športovci, ktorí používajú takéto čisté prostredie, omnoho rýchlejšie regenerujú aj fyzicky, aj psychicky. My sme už ďaleko pred Covidom a aj pred Well certifikátom, riešili zdravie z pohľadu čistoty vzduchu, znovu mimo hlavného prúdu.

Sme firma, ktorá rieši aj tieto micro častice. Dokonca ani WELL certifikáty nezohľadňujú tieto veľmi malé častice o ktorých vieme, že sú pre zdravie veľmi škodlivé. A už vôbec to neriešia „zabijácke technológie“ všetkého živého, ktoré akože riešia COVID, neuvedomujúc si, že teda riešia sterilné prostredie, ktoré je znovu nezdravé.

Na operačných sálach je to v poriadku, ale nie v kanceláriách. Naším cieľom je dosiahnuť, aby z práce ľudia odchádzali zdravší, ako do nej prišli.

Samotnou kapitolou je osvetlenie. Záleží na tom, ako je office osvetlený?

Áno, a tak ako vzduch, riešime aj svetlo na inej úrovni. Už v roku 2009 sme začali do kancelárií presadzovať tzv. aj galériové osvetlenie. Kancelárie boli dovtedy štandardne navrhované a robené tak, aby bolo všade rovnaké svetlo, tzv. rovnomernosť nasvietenia horizontálnych plôch.

S galériovými svetlami viete dosiahnuť aj presný opak, wallwashing – nasvietenie vertikálnych plôch jemným spôsobom, ambient, pekné akcenty a dá sa nakoniec aj veľa ušetriť pri dosiahnutí zdravého a kvalitného nasvietenia priestoru.

V galérii ide o to, aby ste na exponáty posielali čo najmenej lúmenov, aby nedegradovali, ale súčasne, aby bolo čo najlepšie podanie farieb, čo najlepší emocionálny zážitok a podvedomie človeka aby bolo „šťastné“. V hoteloch sa tento princíp implementoval ľahšie ako v kanceláriách, ale prišli sme na to s kým a ako sa to dá. Vždy sa dajú robiť veci lepšie.

zdroj: OHD/Startitup - Firma sa postarala aj o osvetlenie v populárnom múzeu Danubiana.

Office & Hotels Direct mal už v roku 2005 v ponuke ojedinelé takzvané dynamické sedenie, čo iné firmy neponúkali. V čom spočíva jeho výhoda a je potrebné v každej firme?

Dynamické sedenie síce nie je pohodlné ako ergonomické, ale perfektne rozvíja svalový korzet okolo chrbtice a prispieva k tomu, aby si človek udržal zdravý chrbát. Špičková ergonomická stolička je síce pohodlná, ale svalový korzet v nej ochabuje.

Preto ak človek necvičí pilates či jogu, nepláva, nebežkuje klasickým spôsobom, časom nastávajú problémy s chrbticou a sedenie sa stáva bolestivé, čo znovu vplýva na výkon zamestnanca, alebo dokonca na práceneschopnosť. Ideálne je ergonomické a dynamické sedenie kombinovať.

Už viackrát sme spomínali výkonnosť zamestnancov. Ako zabezpečiť, aby boli čo najvýkonnejší a aby bol office čo najatraktívnejší?

Veľmi záleží od typu práce. Jedna vec je to, čo chcú zamestnanci a druhá vec je, čo chce vedenie a majiteľská štruktúra. Majiteľská štruktúra a vedenie chce najmä výsledky.
Keď manažér pôjde len po tom, aby sa ľudia v kancelárii cítili dobre (well) a preto tam chceli ísť do práce, bude samozrejme strácať na výsledkoch.

Existujú 4 oblasti, ktoré sú kľúčové preto, aby firma dosahovala výsledky. To som už spomínal. My pomáhame s vytváraním priestoru, ktorý napomáha produktivite, zdraviu a lepším výsledkom.

Poďme si to konkretizovať napríklad na firme, ktorá zamestnáva väčšinou mladých ľudí do 35 rokov. Čo sú must-have prvky v kancelárii?

Musí tam byť dostatočný priestor na spoluprácu, takisto tam musí byť priestor na inšpiráciu, čo sa dá docieliť rôznymi spôsobmi v závislosti od odvetvia. Musí tam byť prietor na focus – zameranie a sústredenie.

Dôležitý je aj priestor pre brainstorming a pre naštartovanie kreativity. Veľmi však záleží aj na tom, akí ľudia sú – ak majú radi prírodu, tak ich inšpirujú úplne iné veci ako ľudí, ktorí majú radi ruch mesta. Dá sa riadiť kľúčovým tvorcom vo firme a podľa neho nastavovať inšpiratívne prostredie. Najlepšie však je vytvoriť v kanceláriách rôzne priestory.

Ako firma zistí, čo ich ľudí najviac kreatívne podporuje?

Dôležité je, aby dobre fungovalo hlavne HR, teda personálne oddelenie. Už keď sa ľudia najímajú, tak HR o nich veľa zisťuje aj preto, aby vedelo ako s nimi pracovať a mali by zapadnúť do kolektívu, ktorý vo firme je.

Navyše, minimálne raz ročne by sa mal robiť prieskum alebo osobné stretnutie, kde majú zamestnanci priestor vyjadriť sa aj k takým veciam, ako je pracovné prostredie.

My vieme prísť ku klientovi a povedať mu, čo je objektívne správne a momentálne najviac trendy, ale lepšie je ak nám klient vie povedať, čo potrebuje na základe komunikácie so svojimi zamestnancami a po čom oni túžia. I subjektívny názor zamestnancov je dôležitý.

Ak teda firma pozná svojich ľudí dobre, my jej v Office & Hotels Direct vieme o to lepšie vytvoriť produktívne, dynamické a kreatívne pracovisko.

Viete povedať všeobecnú cenu za kanceláriu na osobu?

Nedá sa to povedať, lebo firma si môže spraviť office doma, v nejakom coworkingu alebo mať vlastné priestory. Všetky tieto verzie vyžadujú úplne inú investíciu. Zároveň je aj rozdiel v tom, aké cenové kategórie produktov firma zvolí na zariadenie kancelárie.

Kvalitné pracovisko dnes znamená niečo úplne iné ako v minulosti. Ako sa zmenili predstavy Slovákov o ideálnych kanceláriách od roku 1996?

Je to podmienené trendami. Niekedy bol trend čierno-bielej kombinácie, alebo šedej a také boli aj kancelárie. V súčasnosti je trendom napríklad znovu drevo a hybrid office (kombinácia práce v kancelárii a z domu) a ľudia už nesedia dvaja a traja v kanceláriách, ale spolu vo väčších priestoroch a spolupracujú. Už aj samotní developeri stavajú budovy určené na kancelárie inak.

V priebehu rokov nastal obrovský posun v stavebníctve, v architektúre a samozrejme, aj v interiéroch. Naši developeri sú dnes veľmi, veľmi kvalitní. To isté platí pre architektov a projekt manažment firmy. Od roku 1996 prešli tiež obrovským vývojom.

Najzákladnejšia zmena je, že napríklad v roku 1996 sa v interiéri riešila maximálne základná ergonómia a to už bol veľký posun. Dnes je ergonomické sedenie úplne samozrejmé. Nutné podmienky pre prácu sú dnes úplne iné. Kedysi bol potrebný hlboký stôl (boli hlboké počítače), bolo nutné veľa úložného priestoru.

Okrem samostatných kancelárií bola len recepcia a meetingovky. Dnes máte v kanceláriách rôzne možnosti na prácu, rôzne zóny na tímovú prácu, rôzne prostredia na formálne sedenie, alebo neformálne, dokonca „kaviarne“, či štýl domáceho prostredia.

zdroj: OHD/Startitup - Drevené prvky dominujú aj vo víťaznom office priestore Microsoftu.

Bude tu open space aj o 10 rokov?

Záleží na kultúre. V USA je open space populárny už 100 rokov, u nás je trendom len 20 – 30 rokov. Extroverti budú nešťastní, ak ich zavriete do kancelárií, ale introvertom to bude vyhovovať.

A opäť sme pri výsledku – ak sa človek necíti komfortne v pracovnom prostredí, nepodá dobrý výsledok. Treba hľadať ten správny balans. Pre našu kultúru nie sú open space štandardne tou najlepšou voľbou, aj keď mladí ľudia sú oveľa extrovertnejší a sú schopní pracovať aj z kaviarne, alebo z domu a pracoviská sa tomu prispôsobujú.

Otvoreným kanceláriám nahráva aj trend zdieľaných officov, v ktorých človek nemá svoje vlastné miesto. Open space tu bude, ale bude trochu upravenejší potrebám oddelení i kľúčovým ľuďom.

Na Slovensku si ale ľudia stále chránia svoje stoly…

Áno, je to súčasť našej kultúry. V zahraničí je bežné, že firmy majú 40 % zdieľaných pracovísk a viac. Na Slovensku je problém, keď je to 15 %. V USA je štandardom takzvaný „clean desk policy“, teda že každý zamestnanec si svoje veci vždy na konci dňa zbalí a dá ich do svojej osobnej skrinky. U nás v rýdzo slovenských firmách je to veľmi neobvyklé.

Zaujímavé však je, že keď niekto nový prichádza do firmy, ktorá už toto riešenie implementovala, tak s tým má človek menší problém. Oveľa väčším problémom je nanútiť zmenu už existujúcim zamestnancom.

Vtedy treba zapojiť už spomínané HR, ktoré odkomunikuje všetky benefity. Takže, ak sa ma pýtate na budúcnosť, keď sa to nastaví po novom a zamestnancov postupne vystriedajú noví pracovníci, tak bude ľahko prijaté zdieľané pracovisko, aj upravený open space, aj hybrid office.

Nech už budú trendy akékoľvek, vy sa chystáte ich ponúknuť aj v zahraničí. Kde konkrétne a aké iné plány máte do budúcna?

Jednotlivé projekty riešime v zahraničí bežne. Riešili sme krásne projekty v Švajčiarsku, Francúzsku, Anglicku a aj na Islande. Čo sa týka systematickej zahraničnej expanzie, tak budeme v Rakúsku, Česku a v Škandinávii.

Riešime jeden nový segment, ktorý vám ešte neprezradím, ktorý sa časom určite stane tiež trendy. Tak ako vynálezca, aj keď vymyslí super vec, ak si nebude platiť ochranu vynálezu, zoberú mu ho iní. Trh je neúprosný.

My sme museli skĺbiť Filozofiu: robíme to inak, a inak znamená správne a správnym spôsobom, museli sme túto filozofiu skĺbiť s realitou trhu, lebo vždy sme išli proti prúdu a pred trendami.

Bolo treba zvoliť správny gradient (správnu úroveň zmeny, skoku), aby to bolo ešte prijateľné, a aby sme prežili, aby sme neumreli na krásu a filozofiu, lebo biznis svet je pragmatický.
Úspešní sú tí čo majú zdravie, peniaze a sebarealizáciu, vzťahy a šťastie. A je jedno či na osobnej alebo firemnej úrovni. Sem pôjdu určite aj naše ďalšie plány a aj trendy.