Pracujú s GymBeamom, Oktagonom či Zajo. Táto firma pozná recept na maximálnu efektivitu

Stále prichádzame do kontaktu s firmami, pre ktoré digitálna efektivita znamená, že majú nainštalovaný Excel, sumarizuje stav digitalizácie na Slovensku a v Česku David Rožek, riaditeľ IT firmy ABRA Software, ktorá sa špecializuje na vývoj, predaj a implementáciu informačných systémov pre firmy.

V česko-slovenskom biznise má prehľad – efektivite prostredníctvom digitalizácie a automatizácie učí aj najväčšie a najznámejšie domáce firmy.

ABRA totiž stojí za jednými z najpoužívanejších informačných systémov v Česko-Slovensku, medzi ich klientov patria firmy ako ESET, Zajo, Oktagon, Andrea Shop či domáce startupy ako Powerlogy či Isadore.

Aj keď tvoria výhradne technologický produkt, ich firma má ľudský charakter – podľa Rožeka našli spôsob, ako Baťove podnikateľské zásady preniesť aj do podnikania v roku 2024.

Firmy ich používajú čoraz viac

Informačné systémy podľa Rožeka vedú k vyššej efektivite, lepšej prehľadnosti a nižšej chybovosti. V každej firme sa však nájde niekto, kto na podobné systémy prechádza len nerád.

„Jasné, že keď účtovník 20 rokov pracuje v jednom systéme a zrazu sa ho šéf spýta na názor na tento produkt, tak bude protestovať ešte bez toho, aby si to vôbec prezrel,“ smeje sa Rožek.

Firmám však radí, aby si v tímoch vytipovali tímlídrov, ktorí s prechodom na nový systém pomôžu formou change manažmentu. „V dnešnej dobe je kľúčové si vybrať taký informačný systém, ktorý je flexibilný a ľahko sa dá prepojiť aj s modernými webovými aplikáciami – čo sa bez kvalitného API rozhrania nedá,“ zdôrazňuje Rožek.

Zároveň však zdôrazňuje, že na trhu sú aj informačné softvéry, ktoré nadhodnocujú to, čo skutočne dokážu. „Človek, ktorý nie je vyslovene expert na technológie, sa môže ľahko popáliť.“

zdroj: Startitup – ABRA vyvinula jedny z prvých informačných systémov pre firmy, a to už tesne po revolúcii. V dobe obmedzených technologických možností sa venovali najmä účtovnictvu.

Často sa stretávame s názorom, že firmy na Slovensku sú v digitalizácii pozadu. Nejde nám to, nesnažíme sa byť efektívni. Je to tak?

Nemyslím si, že to platí vo všeobecnosti – líši sa to od firmy k firme. Sú firmy či odvetvia, ktoré na túto vlnu stále nenaskočili. Existujú firmy, ktoré si pod informačným systémom predstavia len účtovníctvo a o ďalších možnostiach nevedia.

A potom je tu opačná strana spektra – firmy, ktoré v tom vidia príležitosti a snažia sa naskakovať čo najrýchlejšie, ako to vedia. Vidia, že im to pomôže v riadení. Takéto firmy sú pre nás ideálne, dokážeme im veľmi pomôcť.

Aký problém zvyčajne firmu už dokope k tomu, že sa musí začať obzerať po informačnom softvéri?

Pri menších firmách je to najmä účtovníctvo. Menšia firma sa zvyčajne obzerá po vôbec svojom prvom informačnom softvéri – väčšinou im odporučíme náš ABRA Flexi, ktorý je ľahký, rýchly a šikovný. Časom spoznávajú všetky funkcie a možnosti.

To sú firmy, ktoré komunikujú prinajlepšom cez e-maily, prinajhoršom cez Messenger alebo napríklad WhatsApp. Využívajú plánovacie softvéry zadarmo alebo používajú najrozšírenejší informačný systém na svete – čo je Excel. Procesy sa v týchto firmách ešte len formujú.

Väčšie firmy či korporácie však zvyčajne nabiehajú na náš ABRA Gen, ktorý už je väčším a robustným riešením. Používajú ho firmy, ktoré už potrebujú vo veľkom automatizovať a vyžadujú si na mieru upravené procesy.

Zvyčajne nás oslovia preto, lebo ich dovtedajší informačný alebo ERP systém už neplní ich požiadavky, je zastaralý alebo neplní ich požiadavky. Potrebujú niečo veľké, často na mieru, niečo prepojiteľné cez API.

A nemusí ísť len o funkcionalitu, ale aj prispôsobiteľnosť – keď veľké firmy chcú niečo upraviť, najradšej by si to spravili sami, nechcú niekomu vypisovať, prosiť o termíny a potom ich naháňať. Napríklad vďaka nášmu API je Abra Gen naozaj do hĺbky prispôsobiteľná, ale iné informačné systémy také pokročilé nie sú.

Veľkým impulzom však býva aj to, keď do firmy príde niekto nový. Niekto, kto už s informačnými systémami má skúsenosti a chápe, prečo je to dôležité – niekto, pre koho už bol informačný systém bežnou súčasťou riadenia firmy a prinesie nový pohľad. Častokrát to bývajú technologickí, projektoví či produktoví manažéri. 

zdroj: archív – Juraj Tobák, účtovník, audítor a poradca pre e-commerce klientov v účtovnej firme TPA Getfinedone pracuje aj na automatizácii a implementácii AI riešení pre firmy – ruka v ruke s ABRA Software.

zdroj: ABRA – Softvéry od ABRA sa dajú využiť aj na plnú automatizáciu procesov vo firme.

Sú nejaké segmenty inovatívnejšie než ostatné?

Určite áno, napríklad IT firmy sú z technologického hľadiska zvyčajne popredu.

Záleží tiež na tom, či má daná firma e-shop, a teda, či ju zákazníci nútia k tomu byť digitálnou aj v iných aspektoch, než sú interné procesy. E-commerce firmy a súvisiace odvetvia, ako logistika, sú takisto veľmi inovatívne. Ak väčšina vašich príjmov prichádza cez online priestor, zrejme bude celá firma omnoho digitálnejšia.

Ale opäť, segment nie je najdôležitejší – v tom, nakoľko je firma digitálna, omnoho viac zaváži mindset, ktorý vo firme je. Prichádza to najmä od šéfov.

Ak využívajú informačné systémy len na to, aby si splnili legislatívne povinnosti, tak majú maximálne účtovníctvo a o nejakej digitalizácii sa nedá príliš hovoriť.

Ale pokiaľ príde zákazník s tým, že chce nabehnúť na vlnu digitalizácie a automatizácie, že chce využiť informačný systém na riadenie firmy pomocou nastavených procesov, tak to už je o niečom inom.

O čo dnes majú firmy najväčší záujem? Aké sú najväčšie trendy?

Najväčším trendom sú automatizácia, prispôsobiteľnosť a prepojiteľnosť. Dopyt je dnes taký, že firmy chcú viac automatizovať – chcú prepájať weby, aplikácie a nechcú ručne prenášať dáta alebo robiť iné, zbytočné činnosti. Veľmi sa rozbehol segment logistiky, teda automatizácia skladov.

Automatizácia a prispôsobiteľnosť sú pre nás samozrejmosťou a čo sa týka prepojiteľnosti, naše systémy Abra Flexi aj Abra Gen sú jedny z mála na trhu, ktoré je možné napojiť na akékoľvek softvéry, ktoré tieto firmy už interne používajú. Nemusia tak kompletne preskočiť na naše riešenia, vieme zefektívniť to, čo teraz robia.

Česká firma ABRA Software na Slovensko vstúpila už pred desiatkami rokov, patrí medzi domácich lídrov medzi informačnými systémami. Firmy oslovujú už treťou generáciou svojich produktov – medzi ich kľúčových zákazníkov patria firmy, ktoré sa pripravujú na veľký rast alebo manažujú nové procesy.

Abra Flexi je vhodnejší pre firmy s jednoduchšími procesmi, cena sa vyvíja od počtu používateľov a ide o jednoduché a praktické riešenie, ktoré nenáročne pokryje všetky potreby menších firiem.

Abra Gen je robustné riešenie, vhodné pre stredné a veľké podniky so špeciálnymi potrebami. ABRA si zakladá na personalizovaných riešeniach, a preto väčšinu objednávok Abra Gen upravuje priamo na mieru.

Medzi najväčšie vychytávky softvérov tejto firmy patrí ich rozsiahle API, prostredníctvom ktorého je možné upravovať akékoľvek atribúty v akomkoľvek systéme. Konkurenčné riešenia majú tento aspekt podchytený zvyčajne len limitovane.

zdroj: ABRA – Vďaka rozsiahlemu API je možné prepájať akékoľvek firemné systémy.

Nie v každej firme rozhoduje kompetentný človek. Aké najväčšie chyby robia firmy, ktoré si vyberajú informačný systém?

Predstavte si, že do firmy implementujete softvér, ktorý nemá API – API je rozhranie, pomocou ktorého viete upravovať a prepájať systémy medzi sebou –, vy ste stavebná firma a o rok prídete na to, že by bolo efektívne váš nový informačný systém prepojiť s projektovým systémom či informačnými systémami. Alebo so softvérom, ktorý vám robí podklady pre laser alebo CNC frézu. 

Lenže nemáte API. Sami si nič neprepojíte. Musíte požiadať dodávateľa, nech vám to na mieru naprogramuje do systému – za čo sa vám poďakuje faktúrou. Ak API máte, takéto prepájania systémov môžete realizovať jednoduchšie a rýchlejšie.

API je dnes absolútny must-have.

Práve samotné API sú však častokrát dôvodom nespokojnosti. Na čo si dávať pozor?

Áno, ako v každom segmente, aj v prípade informačných systémov existujú konkurenti, ktorí robia určité skratky.

Treba si dať pozor na systémy, ktoré sa chvália tým, že majú API rozhranie, ale nepovedia vám celú pravdu. Ich API sa týka len niektorých objektov – napríklad je možné pracovať s objednávkou či faktúrou, ale už nie dodacím listom. Teda tá funkcionalita je veľmi limitovaná, a to môže byť veľký kameň úrazu. Naše API je takzvane „generické“, teda je cezeň možné upraviť úplne hocijaký objekt.

De facto teda API skutočne majú, ale je nepoužiteľné a týka sa len časti produktu. A toto netechnickému človeku zvyčajne nie je jasné. Preto odporúčam dávať si na predajných rozhovoroch či calloch pozor, ako sa hovorí, diabol sa skrýva v detailoch. Odporúčam si pri výbere informačného systému vždy skontrolovať aj referencie.

zdroj: Startitup – Pri výbere informačného systému si treba dať pozor na API funkcionalitu. Nie každý totiž ponúka to, čo skutočne sľubuje.

Jedna vec je, že digitalizácia je trend – druhá však, či sa to reálne oplatí. Nie každá vlna vedie k vyšším obratom či nižším nákladom.

Prínosy sú nespochybniteľné. Dajme si príklad klasický sklad – na Slovensku aj v Česku je ich veľmi veľa. V nedigitálnom sklade chodí skladník hore-dole po sklade a zaškrtáva, čo presunul, čo expedoval a čo prijal. Papier následne niekomu podá, ten to zapíše. Všade v tomto procese sa môžu stať chyby a prakticky sa jedna informácia zapíše minimálne dvakrát – čo kradne čas. A takýchto skladov je skutočne ešte veľa.

A teraz si predstavte sklad, ktorý je napojený na informačný systém. Vo viacerých krokoch sníma čiarový kód – či už pri príjme alebo pri expedícii. Pohyb tovaru je rýchlejší, takže vaši zamestnanci môžu robiť aj niečo iné. Chybovosť je prakticky eliminovaná, takže nepošlete chybné zásielky. Máte kedykoľvek jasný prehľad o tom, čo máte v sklade, a na základe toho môžete lepšie riadiť krízy alebo robiť informovanejšie rozhodnutia. Vybavíte viac objednávok, máte menej reklamácií.

Veľakrát vidíme aj implementáciu „napoly“. Dajme tomu, že už mám takýto digitálny sklad. Ale stále ten tovar predávam cez e-shop – zákazník niečo kúpi, mne sa to uloží do Excelu či databázy. A potom raz denne skopírujem z Excelu alebo CSV tabuľky jednotlivé objednávky a pošlem to do skladu. No ani to nie je príliš efektívne, lebo aj výmena dát medzi skladom a zákazníkom môže byť efektívnejšia, automatická a okamžitá. Tovar potom príde zákazníkovi skôr a ja mám menej práce. Existuje ohromné množstvo takýchto situácií v podnikaní, ktoré viem zefektívniť a zoptimalizovať s dobrým informačným softvérom

Niektoré firmy však dodnes fungujú len s minimom digitalizácie. Prečo?

Najčastejšie počujeme, že „fungovali sme takto doteraz, tak môžeme aj ďalej“. Nevedia, prečo sa učiť niečo nové, a majú pocit, že tým, že budú prechádzať na niečo nové, môžu stratiť čas – ten však vďaka lepším procesom takmer okamžite získajú späť.

Niektoré firmy sa tiež boja, že ich potreby sú natoľko špecifické, že informačný systém nedokáže naplno obsiahnuť ich potreby. My však naše systémy na mieru upravujeme pre zákazníkov, je to pre nás samozrejmosť (ABRA Gen).

Môže to byť napríklad požiadavka výrobnej firmy, ktorá chce napojiť informačný systém na váhu, ktorá váži prichádzajúce kamióny do skladu. Je dôležité, aby bol informačný systém vyvinutý tak, aby sa k jeho jadru dali „pridať“ akékoľvek ďalšie moduly, ktoré klient môže v budúcnosti potrebovať.

Voči takýmto systémom zvyčajne časť zamestnancov rebeluje. Ako ich presvedčiť?

Je to presne, ako hovoríte. Šéf sa ide poradiť s účtovníkom, že čo hovorí na tento nový softvér. A on to neposúdi kvalitne – je zvyknutý na svoj systém, v ktorom bez zmeny pracuje 20 rokov, je zabehnutý. Nemá záujem o zmenu a takto aj odpovedá.

Najlepšie riešenie je, keď vo firme pôsobí nejaký „ťahúň“, ktorý už podobné systémy pozná alebo je jeden z early-adopters. Ľudia okolo neho si začnú všímať benefity, ktoré mu ten informačný systém ponúka, a začne sa prirodzene šíriť po firme, či od firmy k firme.

Takýto človek zväčša vie robiť aj ľahkú technickú podporu – kolegov niečo naučiť, nadchnúť ich alebo im pomôcť vyriešiť nejaký problém. Úplne rozumiem tomu, že zvyk je želená košeľa, ale na toto sa dá použiť klasická teória change manažmentu.

Ak je problém v samotných manažérov – z networkingových akcií určite majú spriatelené firmy, s ktorými majú dobrý vzťah a spolupracujú. Nech sa spýtajú decision-makerov v týchto firmách, aké s tým majú skúsenosti. Je to dobrý zdroj informácií, vie dať dobrý odhad, možno to aj „od oka“ naceniť.

Určite každej firme odporúčam informačné systémy vyskúšať a začať s nimi. Kto je silnejší, efektívnejší a robí všetko preto, aby mal lepšie výsledky, ten prežije a bude rásť. Už dozrel čas na to, aby boli firmy efektívnejšie. Fungovať v 21. storočí v štýle ceruzka, papier, e-maily a Excel, to už skutočne nejde.

zdroj: Startitup – Aj napriek tomu, že je ABRA Software vývojarskou firmou, snaží sa v nej Rožek uplatňovať baťovské princípy podnikania.

Na trhu ste už 30 rokov – v čom je vaša konkurenčná výhoda?

Obidva naše systémy, ABRA Flexi pre menšie firmy a ABRA Gen pre väčšie firmy, majú špičkové, robustné a rýchle API rozhranie, vďaka ktorému sú kompatibilné s čímkoľvek, čo vám napadne, vrátane softvérov tretích strán. Dokumentácia je na vysokej úrovni.

Úpravy či napojenia našich softvérov si vedia firmy robiť samy, ak chcú – nemusia čakať na nás. Naše softvéry sú vyvinuté tak, aby aj ich údržba či implementácia boli efektívne, nielen ich samotná prevádzka.

Myslím, že máme tiež kvalitné a moderné rozhranie a funkcionalitu – viac ľudí vie pracovať na jednom projekte, z akéhokoľvek miesta na svete, bez akýchkoľvek komplikácií. Za 30 rokov sme tomuto segmentu porozumeli a podľa toho vyzerá aj náš softvér, na ktorý sme hrdí.