Prichádza veľká zmena k lepšiemu: Vláda chce firmy oslobodiť od absurdnej byrokracie

Aj keď majú ľudia s podnikaním veľké ciele, papierovačky sú obrovskou skúškou ich odhodlania. Množstvo kopírovania, prepisovania, triedenia a odkladania všetkých dokumentov, ktoré súvisia s podnikaním – to je nočná mora mnohých živnostníkov či malých firiem. Vďaka elektronizácii je to však oveľa ľahšie.

Čo sa mení novelou zákona?

Jednou z naozaj nelákavých súčastí podnikania pre menšie firmy je množstvo byrokracie. Vďaka navrhovanej zmene v zákone jej však má byť oveľa menej. Ministerstvo financií zaradilo kompletnú elektronizáciu účtovných dokumentov medzi svoje priority a čoskoro by sa o novele malo aj hlasovať. 

Doteraz platilo, že menšie firmy, organizácie či nadácie síce mohli svoje dokumenty previesť do elektronickej podoby, stále však museli uchovávať aj fyzické papiere. Novela o elektronizácii účtovníctva hovorí o tom, že dokumenty budú môcť byť archivované už len elektronicky, a to nezávisle od veľkosti firmy, organizácie či nadácie. Ak novela v januári 2022 nadobudne účinnosť, fyzická podoba účtovníctva sa môže vytratiť. Týkať by sa to malo približne pol milióna subjektov na Slovensku.

zdroj: Unsplash/Viktor Talashuk

V súčasnosti existujú presné pravidlá, podľa ktorých sa musia všetky faktúry, bločky, dodacie listy a podobné dokumenty zbierať, katalogizovať a archivovať.

Pri faktúrach napríklad prebieha proces prepisovania do účtovného systému, schvaľovania, pridelenia účtovných predpisov, kategorizácie, pridelenie strediskám a podobne. A čím viac dokumentov archív potrebuje, tým viac fyzického priestoru zaberá.

Elektronizácia je pre podnikateľské subjekty veľkou príležitosťou – presun online im môže ušetriť množstvo času a zapojiť môžu aj inovatívne technológie.

Doklady môže triediť umelá inteligencia

Elektronizáciou dokumentov sa šetrí čas, priestor, financie a v neposlednom rade aj životné prostredie. Aj tá by však bola namáhavá, nebyť firiem, ktoré elektronizáciu zrealizujú za samotné subjekty.

Slovenský startup Archiles sa zaoberá elektronizáciou a automatizáciou účtovníctva. Technológie na archiváciu si spoločnosť vyvinula sama a roky ich dolaďovala do dokonalosti.

Za všetky doklady klientov je zodpovedná ich vlastná umelá inteligencia, ktorá je schopná rozpoznať jednotlivé údaje a zatriediť ich na správne miesto. Spolu s AI na dokumentoch pracuje aj image recognition softvér. 

Zo startupu, ktorý zachytil tú správnu potrebu firiem v správny čas, sa Archiles za 7 rokov pôsobenia vypracoval na spoľahlivú firmu so stovkami klientov, medzi ktorých patria malé s. r. o. aj veľké korporáty, ktoré každý deň prijímajú a vydávajú kvantá faktúr.

Na služby Archiles sa spoliehajú aj najväčšie spoločnosti na Slovensku, vrátane výrobných a stavebných firiem, e-shopov, bánk, poisťovní či telekomunikačných, konzultačných a energetických spoločností. Okrem Slovenska pôsobí firma aj v Českej republike a dá sa tak nepochybne hovoriť o ďalšom úspešnom príbehu zo Slovenska.

zdroj: Facebook/Archiles -Firma bola zvolená za najlepší startup z pohľadu investorov v súťaži Vodafone Napad roku v Prahe v roku 2017.

Ako funguje inovatívny slovenský systém?

Výhodu svojej služby vidí Archiles v jej komplexnosti a dlhoročných skúsenostiach: „Naše riešenie sme vedeli za 7 rokov vyriešiť end-to-end, teda zaoberáme sa všetkými časťami procesu od prijatia dokladu v papierovej forme až po samotné zaúčtovanie dokladu,“ vysvetľuje zakladateľ Archilesu Karol Mareš.

Každý klient Archilesu dostane e-mailovú adresu, na ktorú môže posielať všetky prijaté dokumenty. Systém ich po prijatí zaeviduje, zakategorizuje a archivuje. Okrem e-mailu sa dá použiť napríklad aj smartfón či skener.

„Napríklad dostanete faktúru do svojho bežného e-mailu a jediné, čo musíte spraviť je, že tento e-mail prepošlete do nášho systému, v ktorom máte priradenú emailovú adresu ako firma a to je všetko. Systém ju prijme, automaticky z nej vytiahne potrebné dáta a uloží ich do archívu,“ vysvetľuje Mareš jednoduchý proces, ktorý by čoskoro mohol pomôcť tisícom podnikateľov.

zdroj: Archiles - Ako funguje služba.

Slovenská appka sa môže stať trhovým benchmarkom

Po uložení dokladu do elektronického archívu je možné ho kedykoľvek vyhľadať. Všetko je na jednom mieste, zorganizované, schválené a vždy dostupné. Vďaka prehľadnosti je jednoduché sledovať aj cashflow a údaje je možné aj exportovať.

Všetky archivované dokumenty sú klientom k dispozícii aj v mobilnej aplikácii, v ktorej ich môžu aj schvaľovať. Navyše, vďaka nej sa môžu nahrávať do systému napríklad aj bločky. Stačí ich odfotiť a o zvyšok sa postará práve spomínaný softvér na rozpoznávanie obrázkov.

zdroj: Archiles - Ukážky užívateľského prostredia.

Korporáty už Archiles využívajú, malé firmy môžu skúsiť trial zadarmo

Prelomová slovenská služba je tak prepracovaná, že má potenciál stať sa trhovým benchmarkom – veď už teraz zaujala pozornosť mnohých korporátov. Cena závisí od počtu spracovaných dokladov či od množstva individuálnych prispôsobení podľa potrieb konkrétnej firmy. 

Služby spoločnosti Archiles doteraz využívali hlavne veľké a stredné spoločnosti s približne 10-tisíc dokladmi ročne. Vďaka blížiacej sa novele o elektronizácii účtovníctva však môže ísť o ideálnu alternatívu pre prakticky každého, kto na dennej báze fakturuje, či už ide o živnostníkov, alebo malé firmy.

Za archiváciu zaplatí firma podľa množstva dokumentov mesačne, ale je tu možnosť službu vyskúšať aj zadarmo pre tých, ktorí potrebujú spracovať do 10 dokladov mesačne.