Väčšina Slovákov sa sťažuje na neefektívne porady. No viacerí sa bavia s mobilom v ruke

Určite poznáš ten pocit, keď celý svoj deň prispôsobuješ jednej hodine, kedy má byť porada. Napriek tomu, že ide o jeden z najdôležitejších spôsobov riešenia problémov, predstavenia noviniek či informovaní sa o chode firmy, dnes sú vnímané skôr negatívne. Môžu za to najmä trendy, kedy sa konajú „porady pre porady“.

Teda, namiesto konštruktívnej diskusie sa rozprávate o veciach, ktoré by vyriešil mail, alebo ešte lepšie, o veciach mimo práce.  Nastavenie firmy a porád sa však môže ľahko zmeniť, ak zistíš, ako si porady jednoducho zefektívniť. Zistili sme, čo na poradách vnímajú Slováci ako najväčší problém.

V prieskume sme spolu s Tatra bankou prostredníctvom nášho Instagramu oslovili našich 130-tisíc fanúšikov a pýtali sa pár jednoduchých otázok. V našej ankete odpovedali na otázky Ako často máte v práci porady? a Čo ti na poradách v práci najviac vadí? s možnosťou výberu medzi troma odpoveďami. Do oboch ankiet sa zapojilo približne 1 500 hlasujúcich. Takto si možno aj ty hlasoval:

zdroj: Startitup

zdroj: Startitup

Posledná otvorená otázka znela takto: Čo by si na vašich pracovných poradách zmenil? A množstvo odpovedí sme dostali aj tu.  Tie, ktoré sa najčastejšie opakovali, sa týkali témy „kvalitného obsahu namiesto pútavej formy“. Viackrát teda zazneli žiadosti zmeniť program porád. Kľúčová je aj komunikácia a mnohí by chceli zmeniť time management.

1. tip: Skôr, než zvoláš kolegov

Vysoký manažment v podstate svoj pracovný deň trávi na poradách. Podľa dát MIT im venuje desiatky hodín týždenne a tak, ako aj respondenti v našom prieskume, za najväčší deficit týchto stretnutí považujú ich neefektivitu. Na to, aby si poradu zvolal a pripravil tak svojich kolegov o čas, musíš mať jasný cieľ. Definuj si, aký výsledok porada má mať, maj jasné, k čomu chcete dospieť. Či už je to predstavenie noviniek alebo hlasovanie o novinkách. Mysli preto aj na to, koho zavoláš. Nie vždy viac ľudí znamená lepší výsledok. Porady, ktoré sú zvolávané len preto, aby boli, nefungujú. Ako to teda efektívne funguje v praxi? 

„Je dobré mať vopred jasno, kto skutočne na porade má byť, aký je program a cieľ, urobiť si prípravu a umožniť ju aj ostatným a to vhodným plánovaním. A potom je jednoduchšie sústrediť sa na cieľ a neodbiehať od témy,“ vysvetlila Lucia Suďová, vedúca oddelenia transformácie a internej komunikácie v Tatra banke.

zdroj: Unsplash

2. tip: Nenechaj najukecanejšieho viesť poradu

Pripravenosť je kľúčom k úspechu. Aby si zvýšil efektivitu, musí byť jasné, kto poradu vedie. Kto určí body prerokovávané na porade? Spolu s kolegami si stanovte tému porady a žiadaj od každého poctivú prípravu. Ušetríte tak kopu času a nakoniec, aj nervov. Nech je jasné, ako dlho bude trvať, kto sa má vyjadriť, aký záver potrebujete dosiahnuť? Čím konkrétnejšie pravidlá si nastavíte, tým efektívnejšia porada vás čaká. Nezabudni ani na definovanie práce po porade. Nekončí sa totiž odchodom z miestnosti. Je potrebné dať dokopy jej priebeh (urobiť zápis) a zároveň prípravu práce na nasledujúce obdobie.

3. tip: „Instagram“ nechaj za dverami

Najdôležitejšie je, aby si telefón či notebook nechal na pracovnom stole. Ukazuje sa totiž, že kvôli zábave na internete často stratíš pozornosť a porada sa tak stáva neefektívnou. Vynechaj tiež úvodné reči o párty z minulého týždňa. Prácu si musíš presne zadefinovať a nestrácať čas zbytočnosťami.

zdroj: redakcia startitUP

„Ak sa vzdáme rozptyľovania telefónmi alebo nepodstatnými témami, máme veľkú šancu skončiť načas. Rozdeľme poradu na menšie bloky, a postupujme krok za krokom. Ak už vidíme, že problém nevyriešime, uzavrime, čo je v danej chvíli zmysluplné, a radšej sa rozíďme pracovať na tom, čo je aktuálne treba a čo vieme,“ hovorí Lucia Suďová z Tatra banky.

Nezabudnite si definovať výsledok porady, naplánujte termín ďalšej a určite úlohy. Každá porada má po správnej príprave mať body, ktoré treba prebrať, a snaž sa odfiltrovať všetko ostatné.

Tieto body môžu na prvý pohľad vyzerať jednoducho a jasne – veď je to logické, viesť takto poradu. Napriek tomu ale 88% respondentov uviedlo, že im prekáža neefektivita alebo nepripravenosť kolegov. Aby mohol tvoj biznis rásť, je potrebné vrátiť sa občas k maličkostiam a pozrieť sa, kde môžeš robiť chybu. Pri väčších problémoch sa môžeš vždy obrátiť na väčších partnerov.

Zdroj: MIT, The Muse, Mentimeter