Zabudni na plastové karty či čipy: Prichádza revolúcia v slovenských dochádzkových systémoch

Dochádzka cez mobil, prístup do práce na odtlačok alebo tvár, menej papiera aj chaosu. S Tomášom Bittšánskym z Innovatrics sme sa porozprávali o tom, ako vyzerá moderná dochádzka, čo rieši systém Fingera a s akými problémami sa firmy a zamestnanci stretávajú najčastejšie.

Fingera sa stala synonymom pre moderné firemné systémy správy dochádzky, prístupu a stravovania. Môžete objasniť, čo vás inšpirovalo k vytvoreniu tohto riešenia a aké problémy sa rozhodujete adresovať na trhu?

Na začiatku bola potreba v rodine zakladateľa spoločnosti Innovatrics, Jána Luntera. Jeho otec vlastní známu spoločnosť na výrobu sójových výrobkov. Vznikla myšlienka vytvoriť dochádzku na odtlačok prsta, čo bolo v tej dobe veľkou inováciou.

Biometrické technológie sú v oblasti firemných systémov stále viac žiadané. Aké konkrétne výhody ponúka Fingera v porovnaní s tradičnými riešeniami, ktoré sa opierajú o karty a čipy?

Kartu je možné zabudnúť, požičať či stratiť. Vašu tvár a prst nie. Biometria vo Fingere znamená, že systém presne vie, kto prišiel – bez možnosti manipulácie. Výhodou rozpoznania tváre je bezkontaktnosť – žiadne dotyky ani zdržovanie. Navyše ponúka prehľad v reálnom čase pre manažérov, HR oddelenie aj samotných zamestnancov.

Ako sa vám podarilo navrhnúť Fingera tak, aby bol flexibilný pre organizácie od malých startupov po korporácie s tisíckami zamestnancov?

Naším cieľom bolo vytvoriť systém, ktorý bude rovnako dobre fungovať pre firmu s 10 ľuďmi a aj viac ako 1000 zamestnancami. A to sa nám podarilo. A to sa nám podarilo. Dokonca máme zákazníkov aj s menej ako 10 zamestnancami a aj viac ako 1000 zamestnancami.

Fingera je modulárna, poskytuje 3 veľké moduly: dochádzka, prístup a stravovanie. Naši zákazníci oceňujú, že majú všetko pod jednou strechou – jeden systém, ktorý sa dá rozširovať podľa potrieb firmy. Vďaka vlastnému vývoju všetkých komponentov systému vieme rýchlo reagovať na požiadavky klientov.

Napríklad pre stavebné firmy ponúkame prenosné riešenie v kufríku, ktoré je vybavené mobilným internetom a routerom. Terminál je k nemu pripojený, pričom na fungovanie je potrebné iba elektrické pripojenie.

zdroj: FingeraGo. Kontrola a evidencia vstupov a výstupov z areálu stavby pomocou tvárovej biometrie.

Každá firma si vie nastaviť rôzne typy prestávok, voľných dní (napr. sick days), fondy pracovného času aj prístupové práva podľa rolí.

Je biometria len ďalší technologický trend, alebo sa skutočne stáva nevyhnutnosťou v podnikaní? Aký dopad na firemné procesy vidíte v horizonte 5 rokov?

Naopak – stáva sa štandardom. Aj samotní zamestnanci ju začínajú vyžadovať, pretože nemusia riešiť zabudnuté čipy alebo karty. Je pohodlnejšie priložiť prst alebo sa postaviť pred kameru, ktorá vás rozpozná.

Ľudia si na biometriu zvykli cez mobilné telefóny – preto je adopcia biometrie rýchla a prirodzená.

Biometria má veľkú budúcnosť, budeme si na ňu viac a viac zvykať. Dnes máme vo firme dopyty aj na iné využitia biometrie ako napr. oblasť zákazníckeho servisu, kde sa spoločnosti chcú posunúť v oblasti starostlivosti o zákazníka. Chcú vedieť, kto stojí v rade v banke a už mať pri jeho príchode k okienku otvorenú jeho zákaznícku kartu.

Pomerne bežné je dnes využitie biometrie na letiskách, kedy sa pasažier doma “overí” biometricky a na letisku ho už poznajú a vybavia skôr, pretože odpadnú niektoré kontroly. Ak spoločnosť začne používať biometriu, tak si na ňu rýchlo zvykne.

Sme kompletne bezkľúčová firma. Turnikety sa vám otvoria samé, lebo vás rozpozná kamera. Podobne je to s dverami do kancelárie. Dokonca aj skrinky na osobné veci máme na otváranie tvárou.

zdroj: Biometrické prístupové systémy Fingera

Biometria vo Fingere umožňuje firmám efektívne riadiť prístup do vybraných priestorov – ako sú serverovne, sklady, kancelárie či výrobné zóny. Prístup je možný len oprávneným osobám a overuje sa biometricky – pomocou odtlačku prsta alebo rozpoznania tváre. Tým sa eliminuje riziko neoprávneného vstupu. Napríklad jeden z našich zákazníkov využíva Fingeru na ochranu skladu s opiátmi.

Prečo by mal byť systém dochádzky a prístupu založený na tvári priorita pre firmu? Aké ďalšie výhody, okrem pohodlia, prináša tento „nový normál“ do každodenného podnikania?

Nemusí ísť iba o tvár – niektorí zákazníci preferujú odtlačky prstov. Najnovšie pripravujeme aj bezkontaktnú identifikáciu cez dlaň.

Najväčšou motiváciou pre našich zákazníkov, čo sa týka dochádzkového riešenia, je mať férový vzťah so zamestnancom. Zamestnávateľ si je istý, že konkrétny človek je už v práci. Zamestnanec si je istý, že jeho dochádzka bude spracovaná podľa reálnych a potvrdených faktov.

V stavebnom sektore je presnosť dochádzky a bezpečnosť kľúčová. Môžete opísať, aký dopad mala implementácia systému biometrického rozpoznávania tváre na efektivitu a bezpečnosť vo firmách, ktoré operujú v teréne?

V stavebníctve sme videli okamžitý rozdiel: presná evidencia príchodov, koniec fiktívnej dochádzky, lepšia kontrola vstupov na stavbu. Jedna z našich partnerských firiem znížila mzdové náklady o 12 % len vďaka eliminácii neoprávnených záznamov. Spoločnostiam unikajú významné finančné zdroje práve kvôli manipulácii niektorých zamestnancov s dochádzkou.

Podľa prieskumov si 10–30 % zamestnancov upravuje dochádzku. Na našom webe nájdete kalkulačku, ktorá vám pomôže vypočítať, koľko môžete ušetriť.

zdroj: Kalkulačka úspor

S rastúcim trendom práce na diaľku, ako sa Fingera vysporiadava s požiadavkami IT firiem a ďalších remote-first organizácií na flexibilné a zabezpečené riešenia dochádzky?

Fingera nie je len o čítačke pri dverách. Vďaka mobilnej aplikácii si zamestnanec môže zapísať dochádzku kdekoľvek – systém zaznamená GPS súradnice miesta prihlásenia.

Aplikácia, okrem samotného zapisovania sa, obsahuje aj prehľad o čerpaní všetkých fondov. Veľmi obľúbená je funkcia žiadosti, prostredníctvom ktorej viete cez aplikáciu požiadať o dovolenku, alebo aj o prácu z domu, ak to od vás spoločnosť vyžaduje.

zdroj: Mobilná aplikácia Fingera

Nedávno sme pridali možnosť nahrávať potvrdenia (napr. o návšteve lekára) priamo do systému.

Je to komplexná aplikácia a niektorí naši zákazníci využívajú iba ju.

Biometria je skvelým nástrojom na elimináciu podvodov v dochádzke. V čom spočíva technológia „liveness detection“ a akým spôsobom zabezpečuje integritu systému pred podvodnými praktikami?

Je to nami vyvinutá technológia, ktorá rozpozná, či je pred dochádzkovom terminálom živá osoba. V praxi to znamená, že nikto nepríde do práce „za kolegu“ s jeho fotkou.

Cloudové riešenia dnes dominuje medzi podnikmi. Aké konkrétne výhody prináša implementácia cloudovej platformy Fingera pre organizácie s pobočkami v rôznych lokalitách a aké technologické výzvy ste museli prekonať pri jej vývoji?

Cloud umožňuje firmám fungovať bez starostí – žiadne servery, výpadky ani zložitá inštalácia. Vďaka cloudu viete spravovať všetky pobočky z jedného miesta, v reálnom čase, s okamžitými štatistikami a to 24/7.

Viete vykonať onboarding aj registráciu nového zamestnanca na diaľku alebo priamo cez mobil.

Fingera sa spolieha na biometriu, ale čo ak by došlo k vážnemu technickému zlyhaniu alebo útoku na systém? Ako garantujete, že bezpečnosť a presnosť nikdy nebudú ohrozené?

Naše cloudové riešenie je stavané na stabilitu a dostupnosť 24/7. Používame cloudové riešenie od Amazonu a v ňom sú implementované všetky bezpečnostné prvky, aby sme takú možnosť minimalizovali. Fingera automaticky robí šifrovanie a dešifrovanie v reálnom čase. Dáta zostávajú chránené aj v prípade neoprávneného prístupu. Čoskoro pribudne aj dvojfaktorová autentifikácia.

zdroj: Registrácia zamestnanca do systému Fingera

V čom spočíva inovatívnosť stravovacieho modulu, ktorý je súčasťou vašej ponuky, a prečo predstavuje tento produkt na trhu výnimočné riešenie pre firmy?

Je to kompletne digitalizovaný proces pre spoločnosti, ktoré majú kantíny pre svojich zamestnancov. Je to jedinečný systém, kde si už nepotrebujete fyzicky riešiť objednávanie stravy.

Vo výrobných spoločnostiach môžete aj dnes zažiť pečiatkovanie lístkov na obed, ich zabudnutie a s tým spojené problémy pri výdaji jedla. Na druhej strane zamestnanci administratívy trávia hodiny prepisovaním údajov o tom, kto bol na obede a koľko akých jedál bolo objednaných. Komunikácia s dodávateľom je náročná a k tomu ešte treba vypracovať report pre mzdové oddelenie, aby bolo jasné, kto koľko stravovacích jednotiek odobral.

zdroj: Stravovací system Fingera

S Fingerou je celý proces digitalizovaný a dostupný odkiaľkoľvek. Kuchyňa vytvorí menu, ktoré sa automaticky zobrazí zamestnancovi v mobilnej aplikácii, vo webovom rozhraní alebo v stravovacom kiosku. Zamestnanec si menu jednoducho objedná a ďalej sa o nič nestará. Kuchyňa presne vie, koľko a akých jedál bolo objednaných.

Zamestnanec príde do jedálne, identifikuje sa na termináli – stačí, aby sa postavil pred terminál, na obrazovke uvidí, čo má objednané. Kuchár takisto vidí túto informáciu a vie, čo má vydať.

Ak má firma viacero pobočiek a zamestnanec ide na služobnú cestu do inej, môže si obed objednať v tej konkrétnej pobočke. Stačí, aby sa postavil pred terminál – systém ho rozpozná, overí, či má v tejto pobočke objednaný obed, a následne mu jedlo vydajú.

Tento systém firmám reálne šetrí desiatky hodín mesačne – všetko prebieha automaticky.

Integrácia s externými systémami, ako sú Kros, Pohoda a ďalšie, je pre podniky kľúčová. Akým spôsobom tieto integrácie zjednodušujú firemné procesy a umožňujú lepšiu správu údajov v reálnom čase?

Firmy nechcú kopírovať údaje medzi systémami a ručné prepisovanie často spôsobuje chyby. Vďaka integráciám s takmer všetkými mzdovými systémami na Slovensku aj v Česku naši zákazníci tento problém nemajú.

Ale nejde len o mzdy. Čoskoro spúšťame integráciu s EduPage a teší nás, že aj školstvo smeruje k vyššej bezpečnosti a digitalizácii.

Spolupracujeme aj s HR servismi a robíme všetko pre to, aby sme firmám pomohli digitalizovať a zjednodušiť ich každodenné procesy.

Technológie biometrie a digitálne systémy v oblasti dochádzky sa neustále vyvíjajú. Ako sa Fingera pripravuje na ďalší vývoj v tejto oblasti a čo očakávate, že sa bude meniť v nasledujúcich 3-5 rokoch?

Fingera ako súčasť Innovatrics patrí k popredným svetovým lídrom v oblasti biometrie. Vo viacerých celosvetových rebríčkoch zameraných na presnosť biometrie sa umiestňujeme opakovanie na popredných miestach a neraz v nich obsadzujeme prvé miesta. Naše technológie využívajú rôzne inštitúcie od bánk, cez celosvetovo známe komerčné spoločnosti, až po vlády či armády, ktoré biometriu využívajú aj v kriminalistike a bezpečnosti. Myslíme si, že biometria bude čoraz viac penetrovaná do našich životov a chceme byť na to pripravení.

Biometria však nie je len o bezpečnosti – je aj o komforte. Naším cieľom je prostredníctvom technológií prinášať ľuďom pozitívne zmeny. V súčasnosti staviame novú budovu, ktorá má ambíciu stať sa najbiometrickejšou budovou na svete. Pripravujeme do nej technológie, ktoré posunú fungovanie jej obyvateľov na novú úroveň komfortu a uplatnia sa aj v iných sférach. Bude tam množsto vecí, ktoré si dnes ani neviete predstaviť.

Našou víziou, ako sa pripraviť na budúcnosť biometrie, je byť tvorcom high-level biometrických riešení a prinášať ich na trh. Umožniť tak ľuďom a spoločnostiam mať vyšší komfort, bezpečnosť a vzájomnú dôveru.

Na základe reálnych skúseností od zákazníkov, aké konkrétne zlepšenia v produktivite a nákladoch môžu firmy očakávať po implementácii riešení Fingera a ako sa tieto zlepšenia merajú?

Zákazníci nám hovoria o výrazných úsporách – čas spracovania dochádzky klesol o 60%, chybovosť v mzdách sa výrazne znížila. V spoločnostiach s viacerými pobočkami alebo projektami na rôznych lokalitách to prinieslo reálne úspory v tisícoch eur. Produktivita rastie, pretože zamestnanci trávia menej času byrokraciou.

Ak sa predsa len vyskytne problém, naši zákazníci vysoko oceňujú kvalitu zákazníckej podpory. Mnohé veci dokážeme vyriešiť rýchlo vďaka telefonickemu kontaktu v pracovných dňoch od 08:00 do 16:30. K dispozícii sú aj online pomôcky a video návody.

Veríme, že aj vďaka tomuto prístupu naši klienti s nami zostávajú dlhodobo.

V oblasti automatizácie a digitálnych riešení pre firemné procesy stále existujú rezervy. Aké nové funkcie alebo vylepšenia plánujete v najbližších mesiacoch a ako tieto zmeny posunú produktívnosť firiem, ktoré používajú Fingera?

Roadmapa je plná zaujímavých plánov, no spomeniem tú najdôležitejšiu.

Chceme do systému Fingera doplniť možnosť plánovania ľudských zdrojov v zmenovej prevádzke. Táto funkcionalita je pre nás prioritou, pretože ňou vyhovieme segmentu, kde je nevyhnutné efektívne riadenie zamestnancov – napríklad pri nepretržitej prevádzke.

Zároveň nás čaká rozvoj spoluprác a integrácií s inými systémami. Neustále pracujeme na zvyšovaní bezpečnosti riešenia a zlepšovaní používateľskej skúsenosti pri práci s terminálmi.

Na záver, aké odporúčania by ste dali lídrom firiem, ktorí sa stále obávajú digitalizácie svojich interných procesov, a aký je váš pohľad na budúcnosť firemnej digitalizácie na Slovensku?

Digitalizácia nie je len o technológiách – je to o nastavení mysle. Firmy, ktoré sa neboja zmeny, vždy napredujú. Začnite jednoducho – vyberte jeden proces, ktorý vás brzdí, a digitalizujte ho. Výsledky vás presvedčia.

Našim cieľom je pomáhať tak, že systémom Fingera šetríme spoločnostiam čas a peniaze, ktoré môžu majitelia investovať do ďalšieho rozvoja firmy. Zároveň budujeme dôveru medzi zamestnancom a zamestnávateľom.